Se um casal estivesse tentando escolher a data e o local mais ostentosos e logisticamente complexos para uma celebração de casamento, poderia ser o Madison Square Garden, em Nova York, no fim de semana do 4 de Julho.
As ruas estão lotadas de visitantes disputando espaço para ver o show de fogos de artifício perto da Estátua da Liberdade. Ainda mais multidões estão chegando este ano para celebrar os 250 anos do país e assistir às partidas da Copa do Mundo de futebol.
No entanto, a estrela pop global Taylor Swift parece disposta a abraçar o caos.
Swift e seu noivo, Travis Kelce, tight end do Kansas City Chiefs, alugaram o Madison Square Garden para dois eventos na quinta e na sexta-feira ligados ao casamento deles.
A ocasião pode eclipsar o Met Gala como o evento cultural do ano, com dezenas de convidados famosos chegando em seus melhores trajes de gala — e centenas de fãs leais se reunindo do lado de fora para se banhar na alegria que cerca a ocasião.
Nos bastidores, uma operação logística complexa vem se desenrolando com precisão militar há semanas.
A lista de tarefas era assustadora: contratar segurança privada, solicitar autorizações para fechar ruas, organizar hospedagem e transporte para uma legião de celebridades, trazer decorações para a arena cavernosa e coordenar com a cidade a disponibilidade de policiais para controle de multidão. Tudo isso enquanto tentavam manter o evento em segredo.
Nos últimos dias, alguns detalhes foram revelados, incluindo um memorando interno da polícia listando o cronograma do que foi descrito como o “Casamento de Taylor Swift”, com previsão de término às 2h de sábado. Centenas de policiais devem patrulhar a área.
Camille Joseph Varlack, ex-vice-prefeita do prefeito Eric Adams que organizou grandes eventos, disse que era importante para Swift coordenar com as agências municipais.
“Realizar um evento como este no meio de um verão já movimentado é desafiador”, disse Varlack.
Enquanto alguns fãs ficaram decepcionados com a ideia de Swift se casar em uma arena esportiva, Varlack disse que fazia sentido em termos de segurança e privacidade e comparou um evento no Garden a estar “encapsulado em uma fortaleza”.
“É definitivamente mais fácil do que se ela quisesse se casar no Central Park”, disse.
Ainda assim, haverá desafios logísticos para fazer os cerca de 1.000 convidados esperados na sexta-feira entrarem no local e garantir que os fãs do lado de fora fiquem seguros em temperaturas que podem ultrapassar os 38 graus.
Membros do time de futebol americano Chiefs reservaram quartos no hotel Marriott Marquis na Times Square, e os convidados devem entrar no Garden através de uma grande tenda na entrada VIP na Rua 31. O memorando da polícia informou que 500 veículos eram esperados.
O Garden teve uma enxurrada de atividades esta semana. Grandes caminhões entregaram decorações de árvores e caixas de lagosta, e um tapete vermelho apareceu em uma escadaria antes de ser removido.
Alguns fãs consideram o Garden, inaugurado em 1968, sem graça. Mas espera-se que Swift crie decorações elaboradas, assim como seus cenários dramáticos em suas turnês.
Sonal J. Shah, planejadora de casamentos de luxo em Nova York, disse que a segurança provavelmente acabou sendo a maior preocupação de Swift — e um dos maiores itens do orçamento.
“É um ambiente controlado e uma tela em branco”, disse ela sobre o Garden. “O casal pode fazer o que quiser com ele.”
Shah disse que fechamentos de ruas não eram sem precedentes e que ela havia organizado uma “procissão do noivo” no Columbus Circle em Manhattan e obtido autorizações para “fechamentos de ruas temporários”. Se o evento tiver 1.000 convidados como esperado, Shah disse que o maior desafio seria “impressionar tantos convidados”.
“A comida, as bebidas, o entretenimento — são despesas enormes, e eles vão querer arrasar”, disse.
José Maldonado, presidente do sindicato que representa os trabalhadores do Garden, disse que um evento na arena com 20.000 pessoas normalmente requer mais de 800 trabalhadores. Um evento menor com 1.000 convidados pode exigir cerca de 250 trabalhadores.
Lexi Denihan, diretora criativa da Hamptons Aristocrat, uma empresa de eventos culinários de luxo, que trabalhou em mais de 500 casamentos, disse que mais de 125 trabalhadores de buffet seriam necessários. A regra é um garçom para cada oito convidados.
Um dos maiores desafios, disse ela, é coordenar a chegada de fornecedores e equipamentos em Manhattan, incluindo os 8.000 copos necessários para um evento de seis horas.
“É uma orquestra — as cortinas, o equipamento de som, e alguém vai ficar preso no trânsito”, disse.
As caixas de lagosta, disse ela, eram “algo muito típico da Nova Inglaterra” e “a proteína mais luxuosa que existe, além do Wagyu”.
Segurança privada é outro desafio, disse Denihan, e celebridades frequentemente chegam a eventos com suas próprias equipes de segurança. A equipe deve revistar bolsas e proibir celulares enquanto procura por encrenqueiros e garante que o casal esteja protegido.
No início de junho, a Winick Productions, uma proeminente empresa de planejamento de eventos com sede em Nova York, apresentou um pedido para fechar ruas perto da arena junto ao Escritório de Permissões para Atividades de Rua da cidade.
O complexo do Garden é um labirinto com uma rampa circular de cinco andares que leva ao piso da arena. A superfície de jogo — gelo para hóquei, madeira para basquete — fica no quinto andar, acima da Penn Station e de um teatro usado para shows e concertos.
A rampa é estreita, mas pode acomodar carros de luxo. Caminhões maiores estacionam do lado de fora, e empilhadeiras são usadas para transportar itens pela rampa. A arena não tem janelas, e o casal pode controlar as imagens do evento sem se preocupar com drones.
O prefeito Zohran Mamdani deu a entender sobre o casamento, mas não confirmou nenhum detalhe. Na terça-feira, ele mencionou outro benefício do Garden em uma coletiva de imprensa relacionada à onda de calor: ar-condicionado potente.
“Minha recomendação a todos os nova-iorquinos é ficar dentro de casa e se manter frescos”, disse. “E se por acaso você estiver se casando no Madison Square Garden, você vai ficar dentro de casa e vai ficar fresquinho.”
